貿易事務の仕事って未経験の自分でもできるのだろうか・・・
入ってからきつすぎて後悔とかしないかな。。
貿易事務は普通の事務と違うので、どんな世界なのか、選んで後悔しないか気になりますよね。
正直なところきついという部分もありますが、コツやポイントを押さえればやりがいのある仕事です。
筆者の体験談から貿易事務がきついといわれる理由、そして今すぐできる簡単な対策方法をお伝えします。
貿易事務の仕事がもっと楽しく、やりがいのあるものに変わります。
貿易事務の仕事がきついといわれる3つの理由
貿易事務の仕事のイメージをどのように持っていますか？
実際に貿易事務の仕事に従事した経験がある方々からは、一様に「きつい」という声が聞こえてきます。
筆者自身も十数年、いわゆる通関業者を生業とし貿易事務として働いてきました。入社したての頃は本当にきついと感じていました。働く前のイメージと全然違っていたのが大きな理由です。
貿易と聞くと国と国とを海を越えて行き来し、壮大なイメージを想像していました。
また、異国の方々と多言語でコミュニケーションを取るグローバルなイメージに包まれていました。
英語を使う事は無く、ひたすらパソコンで入力を繰り返し、顧客との納期調整に奔走するうちに時間だけが過ぎていき今日も残業。
そもそも非常に専門的な分野ですからとにかく専門用語を覚えるのに苦労します。
加えて顧客の無理難題に応えるべく、スピードと正確性を求められます。
入りたての社員には面食らうことが多いでしょう。筆者自身も何度も辞めたくなりましたので良く分かります。
じむ美貿易事務の仕事がきついといわれる3つの理由
それでは、貿易事務に従事している筆者が貿易事務の仕事がきついといわれる3つの理由を挙げていきたいと思います。
ミスの出来ないプレッシャー
書類作成に神経を擦り減らしてしまうところが、きついといわれる大きな理由の一つ目です。
まず、貿易事務の仕事の中にBL作成と呼ばれるものがあります。
BLとは船荷証券と呼ばれる最も大切な書類の一つで、その書類一枚が貨物と同等の価値を持つ有価証券です。有価証券ですから書類の記載内容も正確な物でなければなりません。
BLの内容は英語で書かれるのですが、スペルが一文字でも違っていると貨物が引き取れないということになる可能性があります。
訂正を入れる事も出来るのですが、訂正するにも思ったより時間が掛かってしまう場合もあります。
そのせいで納期が遅れてしまったらペナルティを課せられるという事もあります。
ほんの些細なミスが思わぬ出費を生んでしまう事になりかねないのです。
税関への申告書類の作成も非常に神経をすり減らす仕事です。
税関への申告は一旦してしまうと取り返しがつきません。
もちろん事後の訂正は出来ますが時間と手間が非常に掛かりますし、顧客への信用も無くしてしまいます。
BLの作成ミス同様、ほんの些細なミスが時間の浪費と顧客からの不信感を生んでしまいます。
じむ美カスタマーサービスとしての立ち回り
貿易事務は先に挙げた書類作成もさることながら、カスタマーサービスとしての立ち回りを求められる仕事でもあります。
筆者自身の経験を元に言わせて頂くと各所との中心に立ち、上手く立ち回る事が出来ないと事が進まないという対応力が必要です。
そして、様々な事態に対応するための柔軟性が求められる仕事になります。
顧客からは物流を任されていますが、そこには顧客にとって大事な納期というものが存在しています。
しかしながら顧客から渡された書類は内容が薄く、税関に申告するには足らない場合もあります。
あちらを立てればこちらが立たず。顧客を優先し過ぎて、業者への配慮が足りなくなってもいけません。
もちろん税関への申告に関わるコンプライアンスを逸脱するようなことがあってもいけません。
この対応力や柔軟性を持っていないと貿易事務としての仕事がきついと思うのも当然だと思います。
このカスタマーサービスとしての立ち回りが出来るか否か悩んでしまうのがきつい理由の二つ目です。
じむ子残業が多い
貿易事務は残業が多くなりがちです。これは筆者自身も入社当初から感じています。
残業が多い理由は2つ。
時差の問題
やり取りする相手は当然海外となり時差の問題が出てきます。
日本の地理的な問題からアジア圏（東アジアや東南アジア）はまだ良いのですが、欧米となると問題は深刻です。
質問をするにも要点をまとめておいて、何度も聞くことが無いようにしておかなければいけません。これが残業が多くなる理由の一つ目です。
物流のスピードがアップした
二つ目は物流のスピードがアップしたことです。今や物流はスピード命の時代です。
中国の港を出発して早ければ二日後に日本に着いた貨物を引き取る事が出来ます。日本国内の物流ですら数日かかるのに、これは異常な速さです。
この速さに応えるべく貿易事務が奮闘しています。書類作成を正確に行い、税関への申告、同時に配送手配をして貨物をピックアップするのを見届けて気づいたら夜になっていることもしばしばあります。
毎日これが続くと必然的に残業も増えてきます。残業は絶対したくないという信念がある人にはお勧めできる仕事ではありません。
残業はどうしてもついて回る仕事です。
貿易事務をうまく続けるコツ
では、筆者自身も貿易事務を十数年続けていますが上手く続けるコツはとは一体何なのか？
コツについてお伝えします。
失敗を恐れない
まず一つ目にミスをした場合にくよくよしない事です。
ミスが出来ない仕事ではありますが、当然人間ですからヒューマンエラーは起こります。
BLの訂正で余計な訂正料が発生したとしても、お金で解決できるのであればそれに越したことはありません。
なんとかなるという気持ちで続けていくことが続けられるコツだと思います。力が入り過ぎて神経過敏になっていると余計にミスが起きやすくなります。
はっきり断る
二つ目ははっきり断ることです。出来ないものは出来ない。
顧客に対して曖昧な返事をしていると返って迷惑をかける事になります。
それは出来ないがこれは出来る。はっきり伝えることで選択肢がはっきりし、歯車が回っていくことが多いです。
これら二点が貿易事務を上手く続けることだと思います。
まとめ
貿易事務がきついといわれる理由は主に3つ。
- ミスの出来ないプレッシャー
- カスタマーサービスとしての立ち回り
- 残業が多い
しかしどの仕事も大変な部分もあれば、当然やりがいもあります。
だからこそ筆者がいまだに貿易事務として勤務しているわけです。
上記でお伝えしたポイントを押さえて、ぜひやりがいを感じながら仕事をしてほしいと思っています。
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