『営業事務の具体的にどんな事をするの？』
『営業事務に向き不向きはある？』
『営業事務は他の事務と比べて何か違うの？』
営業事務に就職、転職をお考えで未経験の方は、仕事は具体的に何をするのか詳しく知った上で応募したいですよね。
この記事を読めば営業事務を長年経験してきた私が実体験を元に仕事内容や向き不向きを解説しますので、リアルな内容が分かります。
就職転職をご検討されている方は是非最後まで読んでみて下さい。
営業事務と他の事務との違い
では営業事務と他の事務との違いから解説致します。
事務といっても様々あります。営業事務の他、経理事務、一般事務、OA事務、総務事務、受付事務、保険事務、貿易事務など事務の中でも分かれています。
その中の営業事務は「営業部門の事務処理」を担う仕事であり、営業マンのサポート業務を含む仕事の範囲の広さが他の事務との大きな違いです。
では営業事務経験者の私が具体的に仕事内容を具体的に7つ分かりやすく、向き不向きも合わせてご紹介します。
営業事務の仕事内容をわかりやすく解説！
では営業事務経験者の私が具体的に仕事内容を具体的に7つ分かりやすく、向き不向きも合わせてご紹介します。
書類作成
請求書、納品書、受領書、領収書、見積書、注文書など支払いに関する書類を作成します。
見ての通り全てお金の支払いや請求に関わる書類です。
これらの書類は大体会社の専用システムなどで発行する事が多く、PC上操作で作成しますが、取引先が指定する指定の請求書や納品書の場合、手書き（3枚複写、4枚複写などの伝票）があります。
じむ子契約書の取り扱い
クライアントとの契約書の取り交わしで、契約書を郵送、契約内容の保管期間、契約期限の管理表作成などがあります。
会社によっては契約書の製本を任される、社判の押印作業などもあるかもしれません。
→多くの事務経験があっても営業事務じゃないと取り扱わない書類です。会社によってやり方様々だと思いますが。
電話、メール、来客対応
取引先からの電話応対に加え、営業マンに代わりメールで問い合わせしたり、問い合わせを受けたり、取引先が会社に来られた場合の来客対応（お茶出しなど）があります。
以前コールセンターで長年勤務されていた方が同じ職場に転職して来られたのですが、電話対応がすばらしくて見習おうと、いつもその方の会話を聞いて真似していました。
じむ子受発注業務
会社によって営業事務が受発注業務もやる場合と営業事務と受発注義務専門部署に分けている場合があります。
営業事務が兼任する場合、物を仕入れて取引先に売るという業務と、納期調整や納期回答、納期管理をする業務があります。
じむ子慶弔関係手配
取引先のお祝いや、葬儀に関して.弔電、祝電、お花や香典の手配などをする業務です。
細かいマナーが色々ありますので、入社した会社で色々教えて頂けると思います。
一般的なマナーでもありますので、初めてこういう手配をする方は今後の為にしっかり覚えて下さい。
向き不向きではなく社会人として覚えておくと良い業務なので、この業務あるなら覚える良い機会と思って覚えましょう。
雑務
備品の注文から、出張手配、郵送物管理、名刺の手配、会議のお弁当やお茶の手配など会社によっては掃除当番や給湯室の管理当番やトイレ掃除がある場合があります。
掃除当番がある会社で働いた事がありますが、週1回30分前に来て机拭きと掃除機がけがありました。加えてトイレ掃除もある会社の時は、同僚が「今後転職する時は絶対トイレ掃除が無い会社を選ぶ」と言っておりトイレ掃除が嫌で仕方なかったようです。
じむ子具体的な仕事内容について7つご紹介しましたが考えられる仕事内容はまだまだあります。
例えば、営業マンごとに作成している売上表や在庫管理表、プレゼン資料や会議資料作成のお手伝いなど様々です。営業事務の仕事は幅広いので臨機応変に対応しましょう。
営業事務は未経験でもできる？知っておくべき注意点とは
営業事務の仕事内容を見て来ましたが、未経験の方は自分にできるのかと心配になったかもしれませんが 大丈夫です、ここからは事前準備などについて解説致します。
PCスキルを身につける
営業事務に応募する際PCがどの位できるのか、必ず確認されます。
とりあえずOFFICEソフト（Excel、Word、PowerPoint）の基礎はできるようにしておきましょう。
私は人に言える程PCスキルが高い訳ではありませんが、早く処理する為に周りの方に教えて頂いたり調べたりしながら関数などを覚えました。覚えてしまえば今まで何だったの？と思うほど便利なので、自分が楽になる為にも営業事務に就きたい方は是非勉強しておいて下さい。
コミニュケーションスキル
営業事務未経験でも以前営業職や接客業、コールセンターなどを経験されている方はコミニュケーションスキルをPRすると採用する企業からの評価も良いと思います。
そのような経験がない方はまずは率先して電話を取るなど努力しましょう。
私は転職した際、まず率先して電話に出るように心がけています。
その甲斐あって、私は過去に社内でよく電話を取ると表彰をされた事があります。
じむ子良好な人間関係を築く
就職転職で新しい職場の人と良好な人間関係を築きましょう。
営業事務は社外はもちろん、社内の人とも多く関わり合いながら仕事を進めていくので人間関係がギクシャクすると仕事がやりづらくなるのは当然です。
すぐにあの人嫌い、態度があーだと口に出し、態度に出してトラブルを起こし周りに気を遣わせる人がいましたが、わざわざ事を荒立てなくても問題のある人の事は言わなくても皆分かります。
結局、荒立てた方も問題になりましたから、そういう人がいて悩みなら上司に相談しましょう。
人間関係が上手くいけば、仕事を助け合いながら乗り越えられたりしますから、頑張って良い関係を築いて下さい。
おすすめの仕事の探し方や、いい求人の見つけ方等
ではここからは営業事務の仕事探しのコツなどをご紹介していきます。
初めて営業事務に就くという方は是非参考にしてみて下さい。
雇用形態の希望を確認
派遣、契約社員、社員など雇用形態は様々ですが、自分がどうしていきたいのかを決めてから求人をチェックしましょう。
いきなり社員からじゃなくても派遣から社員、契約社員から社員になる道もあります。
そもそもその会社が派遣から社員の道は無い場合や、社員になるのを前提で契約社員を募集している場合もあります。
ご自身がどうなりたいかしっかり確認した上で仕事探しをしましょう。
残業時間
現在残業を良いとする会社は減ってきていますが、営業事務は急な残業があると思っておきましょう。
極端に残業が多い場合は、内容を確認しておく事をおすすめします。
長期掲載される求人は要注意の場合あり
何ヶ月にも渡りずっと掲載されている求人の場合チェックが必要です。
その場合
❶事業を拡大させている企業が随時募集している場合と
❷人が決まらない場合があります。
❶であれば問題ないと思われますが、❷の場合は長続きせずすぐ辞めてしまうか、単純に応募者がいないかです。
長期掲載されている会社がまさに前述した残業時間が掲載と違う会社でした。身を持って経験したので、私も今後転職する際は長期掲載している会社は注意しようと思っています。
以上求人チェックのポイントをご紹介しました。
皆さんが営業事務に転職する際、この記事が少しでも参考になれば幸いです。
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