事務なのに電話対応や来客対応もあってもう無理、、
忙しすぎるしもう辞めたいかも…
営業事務で働いてると、時々割に合わないなって感じることありますよね？
しかしそのまま続けていると心身ともに疲れ果ててしまうかもしれません。
そこで今回は実際に営業事務として働く私が、忙しいと感じる原因について解説していきます。
最後に今すぐできる営業事務のコツなども解説しているので、明日からの仕事が少しでも楽になります。
営業事務は辛いし大変？
営業事務の仕事はどこの会社でも忙しくつらいと感じる方が多い仕事でもあります。
長年営業事務をやってきた私も程度の差はありますが、実際どこの会社も忙しかったです。
営業事務は事務職でありながら電話対応に加えて来客応対もあり、事務処理をこなすだけではありません。
営業事務はあらゆる仕事を満遍なくこなさなければならず忙しい仕事なのです。
じむ美営業事務は忙しすぎるといわれる3つの理由とは
営業事務がなぜ忙しすぎると言われるのか理由を3つご紹介します。
これまでも営業事務をしてきた私の経験から思った事もプラスしてまとめました。
事務でもコミュニケーション能力が必須
営業事務は事務職でありながらコミュニケーション能力がかなり求められます。
これから営業事務をやってみようとお考えの方は自分が人とのやり取りが苦手か否か振り返ってみましょう。
同時に事務処理も期日までにこなさなければならず、電話対応や来客応対が多めの会社は特に時間をうまく使わないと時間内に終わらず残業が続く事になってしまいます。
また営業マンに電話が繋がらないからと取引先などの話を代わりに聞く場合もあり、その内容がクレームの事もあるのでストレスが溜まります。
じむ子正確性とスピード重視
営業事務は「早く正確に処理して普通」で「いつも早くて正確で凄い」とはならないのです。
むしろ少しのミスがあるとミスが目立ってしまう、正確さとスピードが求められます。
これは仕事が多岐に渡る中、忙しく厳しいと言えるでしょう。
じむ子これは大丈夫と気を抜くと間違うものですよね。
この人はうちの会社のスピードについていけないからやっていくのは厳しいと思われないよう、早さは評価に繋がりますので常に意識しなければなりません。
臨機応変さが必要
営業事務は臨機応変に対応できないと仕事しない人という評価になりがちです。
というのは自分のペースでは仕事できないからです。
自分の予定していた仕事を自分のペースで進めていたら、周りからは頼んだ仕事をすぐにやってくれない人という評価になってしまいます。
この臨機応変に対応できるかできないかで、たとえ期日に間に合うミスの無い仕事をしても、PCスキルが高くても仕事を頼みづらい人は立場が危うくなる場合があるかもしれません。
営業事務は頼まれないと成立しない仕事が多いので頼みづらい人は致命的なのです。
じむ子忙しい原因は様々ありますが、自分の予定したスケジュールが思い通りにいかないので忙しいと言われる一番の原因なのかもしれません。
以上大きく３つ挙げました。
営業事務が忙し過ぎる仕事だという事がお分かり頂けたと思います。
営業事務の忙しさを改善するコツ
営業事務は忙しいという事をご紹介してきましたが、決してやめておいた方が良いわけではありません。
なぜなら忙しい反面やりがいのある仕事になるはずだからです。
ここでは忙しさを少しでも改善するための方法をご紹介致します。
デジタル化
アナログなやり方で時間がかかっている場合、デジタル化を進める事でそれまでより格段に早く仕事が終わります。
集計などもフォーマットを揃えて関数やマクロを使い短時間で正確な処理に変えられそうなものは無いか見直してみるのもおすすめです。
しかし営業事務が取引先に直接フォーマットを変えて欲しいなどの提案ができない事が多い為、まずは担当の営業マンに相談しましょう。
じむ美DX化を推進している会社は多いので、自分でマクロが組めない方は会社の詳しい部署かあれば相談してみると良いでしょう。
社内処理から始めて、徐々に社外取引先の変えられそうなところも進めてみて下さい。
仕事のできる営業事務の人に相談してみる
同じ環境で仕事を要領良くこなしている人が会社にいませんか？そのような方に一度相談してみて下さい。
既に上手くこなしている方の方法を聞けば自分が知らなかったやり方など業務効率化の方法が知れるかもしれません。
私の経験からこれまで仕事が出来る方に、アドバイスを求めて嫌がられた事はないので、仕事のやり方に悩んでいる方はまず相談してみてはいかがでしょうか。
上司に相談する
①.②を試しても忙しさが変わらないようなら、業務量が合っていない可能性がありますので、業務量の見直しを上司に相談しましょう。
その際、自分なりに①や②をやって業務効率化を試みたが残業時間が変わらなかったなど自分でも改善努力した事を伝えましょう。
そう伝える事で試行錯誤した結果相談した事が分かり、忙しいので何とかして欲しいとただ言うのとは聞こえが違います。
今の時代残業をよしとしない会社が多いので、普通なら相談された上司は改善策を検討してくれるはずです。
営業事務でモチベーションアップする方法
モチベーションが上がらないと良い仕事もできません。ここでは営業事務をしていてモチベーションアップの方法をご紹介します。
スキルアップ
今はスキルアップの為の期間と考え忙しいけど頑張って、いずれ転職すると気持ちでいると意外と気持ちが楽になります。
忙しさに慣れていれば仕事のスピード意識は高まっているので、PCスキルを上げる勉強をしながら実際に転職するか否か別として転職を意識することで、私は少しふっきれた気持ちになれます。
じむ子仕事と割り切る
あなたは仕事に何を求めますか？やりがいのある仕事には憧れますが、皆が希望通りの仕事で働いているわけではありません。
才能があるなら別ですが、特に何もないというなら仕事はお金を得る為の手段と割り切り、定時で帰る事を目標にプライベートを充実させましょう。
転職するのも悪くありませんが、転職先も営業事務なら忙しさは大きく変わらないかもしれませんので、仕事なので仕方ないと割り切り、早く帰れる事を考えましょう。
習い事をする
習い事をするのは本当におすすめです。
私も最近習い事を始めたら仕事以外の事に意識を向けて没頭できて仕事とプライベートのメリハリがつき、仕事もやる気が出てもっと早くやれば良かったと思っています。
仕事の事以外に集中できるものがあると心も切り替えられるのですね。ストレスが大きい方ほど習い事はおすすめです。
まとめ
忙しい営業事務の仕事は備品管理から営業の代わりや経理処理まで幅広いため何でも頼まれる仕事です。
そして結局営業事務はコミュニケーションが全てを左右すると思います。
忙しい時に手伝ってくれる先輩や同僚や営業マン、相談した際に聞き入れてもらえる上司との関係など、普段から人間関係が構築されていれば、ある程度の悩みは緩和されるものだと思います。
営業事務は忙しい反面営業マンや取引先などに感謝される機会もある仕事です。
私はそんな時にやりがいを感じて長年営業事務をやってきました。
見返りを求めるという意味ではなく、人のためにやった仕事は結局自分に返ってきます。
必ず周りのひとは見ていますので1つ１つ要望に応えながら、あなただから安心して頼めると言われるような営業事務を目指しましょう。
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